Créer un contrat en régie
Avant de commencer le parcours de création d'un contrat, assurez vous d'avoir au préalable créer le client et le fournisseur.
ℹ️ La nature du contrat (vente ou achat) est défini par le contexte depuis lequel il est créé. Si la création est faite dans un contexte :
- de vente : votre société est positionnée comme fournisseur
- d’achat : votre société est positionnée comme étant cliente
Depuis la liste des contrats (accessible depuis le module 'Gestion>Vente>Contrats' ou 'Gestion>Achat>Contrats'), cliquez sur l'action AJOUTER un contrat : une pop-up permettant de renseigner les informations les plus importantes du contrat s'ouvre :
Renseignez le type du contrat (= Régie), le client et les dates de début et de fin de la prestation. Toutes les informations saisies à la création du contrat sont modifiables par la suite. Cliquez sur VALIDER.
Affecter une ressource au contrat
Votre contrat en régie est maintenant créé. Pour affecter une ressource, accédez à la page “Affectations” dans le volet déroulant en haut à droite :
Cliquez ensuite sur AJOUTER pour affecter votre ressource : une nouvelle pop-up s'ouvre.
Dans "Personnel", sélectionnez la ressource à affecter, renseigner le prix unitaire, vérifier les dates d'affectation et cocher la case "créer des prévisions". Cliquez ensuite sur VALIDER.
ℹ️ La ressource que vous souhaitez positionner n'apparaît pas dans la liste déroulante ?
- Si c'est un employé, consultez l'article dédié ici : Comment créer le profil d'un employé ?
- Si c'est un sous-traitant, consultez l'article dédié ici : Comment créer le profil d'un sous-traitant ?
La ressource verra maintenant apparaître le contrat dans son RMA et pourra imputer sur le projet.
⚠️ Vérifiez qu'une charge est bien associée. Le contrat de charge salariale est normalement automatiquement positionné pour les employés.
Si la coche "✅ Charge associée" n'est pas visible, et qu'une alerte ⚠️ remonte, il faut sélectionner une charge.
Ajouter des prévisions
Si la case "Ajouter des prévisions" a bien été cochée à l'étape précédente, une nouvelle pop-up s'ouvre. Vous pouvez maintenant positionner des prévisions pour votre ressource :
ℹ️ Si vous avez oublié de cocher la case à l'étape précédente, naviguez simplement vers l'onglet "Planification" et ajouter les prévisions pour chaque mois.
Dans cet exemple, 20 jours par mois, de février à mai :
Procéder à la facturation
Chaque mois, la ou les ressources affectées doivent soumettre leur RMA, vous permettant ainsi d’effectuer un suivi de la charge vs de la production validée. Chaque mois où des prévisions ont été positionnées (dans cet exemple, en janvier et en avril), lorsque le RMA de la ressource affectée est soumis et validé, une facture de vente est automatiquement créée.
Vous pouvez la consulter depuis “facture de vente” dans le menu déroulant :
Il vous restera uniquement à valider, à envoyer puis à marquer comme payée cette facture.