Créer un contrat en régie
Avant de commencer le parcours de création d'un contrat, assurez vous d'avoir au préalable créer le client et le fournisseur.
ℹ️ La nature du contrat (vente ou achat) est défini par le contexte depuis lequel il est créé. Si la création est faite dans un contexte :
- de vente : votre société est positionnée comme fournisseur
- d’achat : votre société est positionnée comme étant cliente
Depuis la liste des contrats, accessible depuis le module 'Gestion>Vente>Contrats' ou 'Gestion>Achat>Contrats', cliquez sur l'action AJOUTER un contrat : une pop-up permettant de renseigner les informations les plus importantes du contrat s'ouvre :
Renseignez le type du contrat (= Régie), le client et les dates de début et de fin de la prestation. Toutes les informations saisies à la création du contrat sont modifiables par la suite. Cliquez sur VALIDER.
Affecter un employé au contrat
Votre contrat en régie est maintenant créé. Pour affecter un employé, accédez à la page “Affectations” dans le volet déroulant en haut à droite :
Cliquez ensuite sur AFFECTER UNE RESSOURCE. Recherchez votre employé dans la barre de recherche rapide et sélectionnez le.
Depuis ce parcours, il est également possible de créer une nouvelle ressource en cliquant sur "Créer une nouvelle ressource". |
Modifiez le libellé d'affectation et de facturation si nécessaire.
Le libellé d’affectation est particulièrement important, car il peut être isolé via les TCD des synthèses et analyses annuelles pour un suivi ciblé. Un nommage clair et précis est recommandé.
Par défaut, Sincro indique la durée totale du contrat, sauf si la ressource a été créée après le démarrage du projet. Dans ce cas, la date de début correspond à celle de la création de la ressource. Une fois l’affectation créée, ces dates restent modifiables.
Cliquez sur SUIVANT :
Comme il s’agit d’un employé, certaines informations sont automatiquement renseignées :
le contrat de charge correspond au contrat de salaire de l’employé,
l’affectation de charge (associée au contrat de salaire) est celle de votre employé,
et l’activité « Temps » est cochée pour permettre la saisie du CRA.
Il ne vous reste plus qu’à renseigner le prix de vente (TJM) et le nombre de jours globaux prévus pour cette ressource.
Enfin, vous pouvez choisir de « Valider et ajouter une nouvelle affectation » ou simplement de « VALIDER » pour terminer le parcours.
ℹ️ La ressource que vous souhaitez positionner n'apparaît pas dans la liste déroulante ?
- Si c'est un employé, consultez l'article dédié ici : Comment créer le profil d'un employé ?
- Si c'est un sous-traitant, consultez l'article dédié ici : Comment créer un fournisseur et un sous-traitant ?
La ressource verra maintenant apparaître le contrat dans son CRA et pourra imputer sur le projet.
Affecter un sous-traitant au contrat
Pour affecter un sous-traitant, accédez à la page “Affectations” dans le volet déroulant en haut à droite :
Cliquez ensuite sur AJOUTER pour affecter votre ressource : une nouvelle pop-up s'ouvre. Recherchez votre sous-traitant dans la barre de recherche rapide et sélectionnez le.
Si la ressource n’existe pas dans Sincro, vous pouvez la créer depuis le parcours en cliquant sur "Créer une nouvelle ressource". |
Cliquez sur SUIVANT :
Modifiez le libellé d'affectation et de facturation si nécessaire.
Le libellé d’affectation est particulièrement important, car il peut être isolé via les TCD des synthèses et analyses annuelles pour un suivi ciblé. Un nommage clair et précis est recommandé.
Par défaut, Sincro indique la durée totale du contrat, sauf si la ressource a été créée après le démarrage du projet. Dans ce cas, la date de début correspond à celle de la création de la ressource. Une fois l’affectation créée, ces dates restent modifiables.
Dans cet exemple, le contrat d’achat entre notre société et le fournisseur BESTFOUR n’existe pas.
Depuis le parcours, nous allons donc créer le contrat d’achat ainsi que l’affectation du sous-traitant dans le contrat d'achat.
Pour que le contrat de vente et le contrat d’achat soient synchronisés, il doit y avoir une affectation de la ressource dans chacun des contrats, et ces affectations doivent être liées entre elles. |
Pour créer le contrat d'achat, cliquez dans la zone de sélection de contrat de charge puis cliquez sur "Nouveau":
Par défaut, Sincro reprend le titre du contrat de vente. Libre à vous de le modifier.
Sélectionnez ensuite le type de contrat souhaité.
Sincro reprend également automatiquement le nom du fournisseur associé au sous-traitant.
Puis VALIDER :
Pour créer l’affectation de charge (achat) dans le contrat de charge (achat), cliquez dans la zone de sélection de l’affectation de charge, puis cliquez sur « Nouveau » :
Sincro reprend automatiquement la ressource, la société de la ressource, la période d’affectation et le contrat d’achat.
Saisissez le prix d’achat (CJM) de votre ressource sous-traitante et VALIDER :
De retour sur le parcours, renseignez le prix de vente (TJM) ainsi que le nombre total de jours de prestation prévus pour le sous-traitant :
Enfin, vous pouvez choisir de « Valider et ajouter une nouvelle affectation » ou simplement de « VALIDER » pour terminer le parcours.
ℹ️ La ressource que vous souhaitez positionner n'apparaît pas dans la liste déroulante ?
- Si c'est un employé, consultez l'article dédié ici : Comment créer le profil d'un employé ?
- Si c'est un sous-traitant, consultez l'article dédié ici : Comment créer un fournisseur et un sous-traitant ?
Procéder à la facturation
Chaque mois, la ou les ressources affectées doivent soumettre leur CRA, vous permettant ainsi d’effectuer un suivi de la charge vs de la production validée. Chaque mois où des prévisions ont été positionnées (dans cet exemple, en janvier et en avril), lorsque le CRA de la ressource affectée est soumis et validé, une facture de vente est automatiquement créée.
Vous pouvez la consulter depuis “facture de vente” dans le menu déroulant :
Il vous restera uniquement à valider, à envoyer puis à marquer comme payée cette facture.