ℹ️ La réception des factures (charges de structure) est un processus manuel. Ces factures d'achat reçues ne sont pas générées automatiquement dans Sincro.
Créer le contrat d'achat dans Sincro
Avant de commencer le processus de création de contrat, veillez à créer la société fournisseur. (= La société à qui vous louer le local par exemple)
Depuis la liste des contrats (accessible depuis les modules 'Gestion>Achat>Contrats'), cliquez sur l'action AJOUTER un contrat : une pop-up permettant de renseigner les informations les plus importantes du contrat s'ouvre :
Renseignez le type du contrat (= Forfait), le fournisseur (= La société à qui vous louer le local par exemple) et les dates de début et de fin du contrat. Toutes les informations saisies à la création du contrat sont modifiables par la suite.
Sur la page du contrat nouvellement créé, modifiez le code analytique et sélectionnez celui se rapportant aux locaux, ici '092-LOCAUX' :
ℹ️ Les codes analytiques sont paramétrables depuis les modules 'Admin>Personnalisation>Codes Analytique'.
Vérifiez le bon paramétrage en cliquant sur la molette “Paramètres avancés” de la fiche du contrat :
NB : Pour accéder aux paramètres avancés du contrat, l'habilitation n°335 est requise.
Vérifiez que la case “Créer les factures pour les productions" soit bien cochée :
Naviguez ensuite vers “Planification” à l’aide du menu transverse à droite :
Cliquez sur AJOUTER une affectation ; une nouvelle fenêtre s'ouvre :
Dans Produit (société), sélectionnez le produit “Forfait mensuel” du fournisseur concerné puis complétez le prix unitaire (ex : montant du loyel mensuel) et laissez la durée proposée (elle se calque sur la durée du contrat d'achat). Cliquez ensuite sur VALIDER.
ℹ️ Vous n'avez pas le choix "Forfait mensuel" dans la liste déroulante ou vous souhaitez modifier l'intitulé ? Accédez à la personnalisation via le module Admin > Personnalisation > Produits société. (NB : l'habilitation n°250 est requise pour modifier ce paramétrage)
Les libellés de facturation et d’affectation peuvent être modifiés pour vous permettre de générer la facture avec un libellé correct. Pour cela, depuis la liste d’Affectation, cliquer sur l’affectation à modifier. Une nouvelle fenêtre s’ouvre :
Créer la charge dans le contrat d'achat
Le fournisseur vous a envoyé la facture par mail. Vous avez contrôlé que le montant facturé par le fournisseur est conforme à l'attendu. Il s'agit désormais de déclarer la charge dans Sincro.
Depuis le menu déroulant, cliquez sur "Synthèse" :
Prenons l'exemple de la réception d'une facture pour le loyer d'avril.
Sélectionnez alors à gauche 'Saisir la production de : avril 2024'. Cliquez ensuite sur le bouton ... puis 'Ajouter une production' :
Une nouvelle fenêtre s'ouvre :
- Sélectionnez l'affectation
- Ajoutez 1 quantité sur le mois concerné (pour l'exemple ici, avril)
- Définissez les dates concernées (ici, avril)
- Cliquez sur 'Afficher les paramètres avancés' et saisissez le prix unitaire. Attention, reportez ici le montant HT de la facture.
- Cliquez ensuite sur VALIDER.
Générer la facture d'achat dans Sincro
Une fois la charge constatée dans le contrat, il faut ensuite réceptionner la facture.
Naviguez vers l'onglet 'Facture d'achat' :
Ouvrez la FNP créée :
- Reportez la date de facture reçue
- Sélectionnez un mode de paiement
- Vérifiez que toutes les informations sont correctes (délai de paiement, TVA)
- Si tout est conforme, vous pouvez réceptionner la facture et la passer en 'Bon à payer'
ℹ️ Cliquer sur 'Réceptionner' et 'Bon à payer' permet un suivi dans Sincro, mais ne génère pas d'actions d'envoi automatique de facture. (ni de notifications quelconques)
Cas des achats récurrents
Si l'achat est récurrent (ex : tous les mois ou tous les trimestres) et que le montant est fixe (ex : un loyer), vous pouvez mettre une prévision de charge sur l'ensemble de la durée du contrat.
Naviguez vers l'onglet 'Prévisionnel' du contrat d'achat :
Cliquez sur Ajouter une prévision ; sélectionnez l'affectation, compléter la quantité et le montant (disponible dans les paramètres avancés) :
Cela va générer un montant charge sur la durée du contrat et permettra de piloter un prévisionnel de charge.