Afin de lier des contrats entre eux, vous pourrez être amenés à utiliser des associations d’affectation.
Une affectation peut être :
- d’individu (= ressource que l’on affecte sur un contrat)
- de produit (exemple : produit de forfait, de frais refacturable ou non…)
Une association d’affectation permet de faire circuler des informations (quantité/prix) d’un contrat à un autre. Les associations d’affectations se font dans l’affectation elle-même depuis les contrats, dans la rubrique “Affectation” :
Cas général : association d'affectation depuis un contrat de vente
Affectation d'individu
Dans les contrats de vente, l'affectation d'individus permet aux ressources de déclarer leur production depuis leurs RMA. Ces contrats sont donc ceux visibles dans les RMA.
Les jours de production déclarés dans les RMA, et donc dans ces contrats de vente, doivent alors se déverser :
- dans un contrat de salaires pour les salariés
- dans un contrat intragroupe (si utilisation de ressources d’entités différente de celle portant le contrat) - consultez l'article dédié à ce sujet : Comment paramétrer un contrat mobilisant des ressources intra-groupes ?
- dans un contrat d’achat si l’individu est un prestataire externe
Le paramétrage de cette affectation, afin de déverser l’information de la quantité produite dans le contrat de vente vers le contrat d’achat/salaire, est le suivant :
Dans la liste des affectations, le sens de l'affectation se traduit par : QT → CHARGE :
*Dans quel cas ? Si vous souhaitez que non seulement la quantité mais aussi le prix unitaire se déverse dans le contrat d’achat dans ce cas il faut cocher les éléments suivants :
Dans la liste des affectations, le sens de l'affectation se traduit par : QT & PU → CHARGE :
Affectation de produit
Les règles pour l’affectation d’un produit de type forfait peut être exactement les mêmes et se déverser depuis le contrat de vente vers un contrat intragroupe ou achat. Cependant, dans la majorité des cas, dans le cadre des produits il y a un besoin d’information de l’achat vers la vente.
Association d'affectation depuis un contrat d'Achat
Il convient ici de préciser que la remontée de l’achat vers la vente va générer un coût (une charge) dans le contrat de vente, et potentiellement du CA selon le paramétrage choisi.
Affectation d'individu
Il est rare de souhaiter faire remonter des informations liées à un individu depuis le contrat d’achat vers un contrat de vente. Cela peut arriver par exemple lors d'une prestation au forfait réalisé par un sous-traitant externe avec contractualisation au forfait. Si tel est le cas voici le paramétrage :
Dans la liste des affectations, le sens de l'affectation se traduit par : QT → PRODUIT :
Affectation de produit
Les produits affectés sur des contrats d'achats sont souvent :
- des forfaits
- des frais refacturables
- des frais non refacturables
Ces différents produits que l'on ajoute sur le contrat d'achat des fournisseurs doivent souvent remonter sur le contrat de vente qui concerne la dépense afin de le constater en charge et/ou refacturer si cela doit être le cas.
Il y a 2 types de paramétrage possible selon ce que vous souhaitez faire remonter :
- Charge non refacturable
Exemple : vous prenez connaissance au moment de la réception de la facture du fournisseur de frais effectués dans le cadre d'un projet, mais que vous n'allez pas refacturer au client.
Cette charge, même si considérée comme "non facturable" doit être constatée comme un coût sur le contrat de vente correspondant afin d'impacter la marge de ce dernier.
Il faut donc indiquer que la quantité de cette charge doit remonter sur le contrat de vente (produit) depuis le contrat d'achat (charge), ce qui donne la synchronisation suivante :
Dans la liste des affectations, le sens de l'affectation se traduit par : QT → PRODUIT :
2. Charge refacturable
Exemple : vous prenez connaissance depuis le contrat d’achat (souvent au moment de la réception de la facture du fournisseur) de frais à refacturer au client final, donc via le contrat de vente sur lequel le fournisseur travaille.
Il faut donc indiquer que la quantité et le prix unitaire de cette charge doivent remonter sur le contrat de vente (produit) depuis le contrat d’achat (charge), ce qui donne la synchronisation suivante :
Dans la liste des affectations, le sens de l'affectation se traduit par : QT & PU → PRODUIT :