Créer un contrat au forfait
Avant de commencer le parcours de création d'un contrat, assurez vous d'avoir au préalable créer le client et le fournisseur (si votre société n'est pas le fournisseur).
ℹ️ La nature du contrat (vente ou achat) est défini par le contexte depuis lequel il est créé. Si la création est faite dans un contexte :
- de vente : votre société est positionnée comme fournisseur
- d’achat : votre société est positionnée comme étant cliente
Depuis la liste des contrats (accessible depuis les modules 'Gestion>Vente>Contrats'), cliquez sur l'action AJOUTER un contrat : une pop-up permettant de renseigner les informations les plus importantes du contrat s'ouvre :
Renseignez le type du contrat (= Forfait), le client et les dates de début et de fin de la prestation. Toutes les informations saisies à la création du contrat sont modifiables par la suite.
Pour un contrat au forfait, vérifiez le bon paramétrage en cliquant sur la molette “Paramètres avancés” de la fiche du contrat :
NB : Pour accéder aux paramètres avancés du contrat, l'habilitation n°335 est requise.
Vérifiez que :
- la case “créer les factures pour les productions” soit bien cochée.
- la visibilité du contrat sur le RMA est positionnée sur “pour les ressources affectées”
ℹ️ Ce paramétrage peut être positionné automatiquement sur l'ensemble de vos contrats au forfait, vous permettant ainsi de ne plus avoir à faire cette manipulation. Pour modifier le paramétrage de votre instance, envoyez nous une demande de support.
Naviguez ensuite vers “Planification” à l’aide du menu transverse à droite :
Cliquez sur AJOUTER une affectation ; une nouvelle fenêtre s'ouvre :
Dans Produit (société), sélectionnez le produit “Forfait mensuel” de votre société puis complétez le prix unitaire (= le prix unitaire de l’UO). Cliquez ensuite sur VALIDER.
ℹ️ Vous n'avez pas le choix "Forfait mensuel" dans la liste déroulante ou vous souhaitez modifier l'intitulé ? Accédez à la personnalisation via le module Admin > Personnalisation > Produits société. (NB : l'habilitation n°250 est requise pour modifier ce paramétrage)
Les libellés de facturation et d’affectation peuvent être modifiés pour vous permettre de générer la facture avec un libellé correct. Pour cela, depuis la liste d’Affectation, cliquer sur l’affectation à modifier. Une nouvelle fenêtre s’ouvre :
Ajouter un bon de commande au contrat
Depuis le menu déroulant, cliquez sur "Bons de commande" :
Cliquez ensuite sur AJOUTER UN BON DE COMMANDE et renseignez le nom, la quantité et le prix unitaire, puis cliquez sur CRÉER LE BON DE COMMANDE :
Affecter une ressource au contrat
Votre contrat au Forfait est maintenant créé. Pour affecter une ressource, accédez à la page “Affectations” dans le volet déroulant en haut à droite :
Cliquez ensuite sur AJOUTER pour affecter votre ressource : une nouvelle pop-up s'ouvre.
Dans "Personnel", sélectionnez la ressource à affecter. Laissez le champ "prix unitaire vide". Cliquez ensuite sur VALIDER.
ℹ️ La ressource que vous souhaitez positionner n'apparaît pas dans la liste déroulante ?
- Si c'est un employé, consultez l'article dédié ici : Comment créer le profil d'un employé ?
- Si c'est un sous-traitant, consultez l'article dédié ici : Comment créer le profil d'un sous-traitant ?
La ressource verra maintenant apparaître le contrat dans son RMA et pourra imputer sur le projet.
⚠️ Vérifiez qu'une charge est bien associée. Le contrat de charge salariale est normalement automatiquement positionné pour les employés.
Si la coche "✅ Charge associée" n'est pas visible, et qu'une alerte ⚠️ remonte, il faut sélectionner une charge.
Planifier la facturation du contrat
Naviguez ensuite vers la page "Planification" via le menu déroulant :
Positionnez des prévisions pour le produit "Forfait", ici : 2 uo en janvier (= 20 000€ seront facturés en janvier) et 4 uo en avril (= 40 000€ seront facturés en avril)
ℹ️ Il est possible d'avoir plusieurs UO avec plusieurs montants. Ajouter simplement une nouvelle affectation produit - société.
Déclarer la production et procéder à la facturation
Chaque mois, la ou les ressources affectées doivent soumettre leur RMA, vous permettant ainsi d’effectuer un suivi de la charge vs de la production validée.
Chaque mois où des prévisions ont été positionnées (dans cet exemple, en janvier et en avril), vous pouvez procéder à la facturation. Attention, il faut au préalable que le RMA de la ressource affectée soit soumis et validé.
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Accédez à la Synthèse via le menu déroulant puis cliquez sur Valider les productions :
La synthèse se met à jour, et la facture de vente est créée automatiquement. Vous pouvez la consulter depuis “facture de vente” dans le menu déroulant :
Il vous restera uniquement à valider, à envoyer puis à marquer comme payée cette facture. Automatiquement, le solde associé au bon de commande se met à jour, vous permettant de suivre l'état de facturation :