Créer un contrat au forfait
Avant de commencer le parcours de création d’un contrat, assurez-vous d’avoir au préalable créé le client.
Si vous faites appel à de la sous-traitance, il faudra également avoir créé le fournisseur au préalable.
ℹ️ La nature du contrat (vente ou achat) est défini par le contexte depuis lequel il est créé. Si la création est faite dans un contexte :
- de vente : votre société est positionnée comme fournisseur
- d’achat : votre société est positionnée comme étant cliente
Depuis la liste des contrats (accessible depuis les modules 'Gestion>Vente>Contrats'), cliquez sur l'action AJOUTER un contrat : une pop-up permettant de renseigner les informations les plus importantes du contrat s'ouvre :
Renseignez le type du contrat (= Forfait), le client et les dates de début et de fin de la prestation. Toutes les informations saisies à la création du contrat sont modifiables par la suite.
Créer une affectation de produit
Pour ajouter une affectation, naviguez vers “Affectation" ou "Planification" à l’aide du menu transverse à droite :
Cliquez sur Affecter un produit :
Sélectionnez le produit "Forfait mensuel" de votre société et cliquez sur SUIVANT :
ℹ️ Attention : pour obtenir des analyses cohérentes, sélectionnez toujours un produit appartenant à la société qui le porte.
Par exemple, si vous créez une affectation pour les frais d’un fournisseur, vous devrez choisir le produit société au nom de la société du fournisseur.
Pour info, le produit "Forfait mensuel" est automatiquement créé lors de la création d’un fournisseur : « Forfait mensuel – Nom du fournisseur »
Si vous souhaitez créer des produits société, rendez-vous dans le module Admin > Personnalisation > Produits société. (NB : l'habilitation n°250 est requise pour modifier ce paramétrage)
Modifiez le libellé d’affectation et le libellé de facturation si nécessaire.
Les dates de début et de fin reprennent celles du contrat par défaut, mais elles sont modifiables.
Cliquez sur SUIVANT :
Indiquez le prix de vente de l’affectation ou saisissez « 0 » pour définir le prix ultérieurement :
Enfin, vous pouvez choisir de « Valider et ajouter une nouvelle affectation » ou simplement de « VALIDER » pour terminer le parcours.
Les libellés de facturation et d’affectation peuvent être modifiés pour vous permettre de générer la facture avec un libellé correct. Pour cela, depuis la liste d’affectation, cliquer sur l’affectation à modifier :
Puis modifiez les libellés :
Ajouter un bon de commande au contrat
Depuis le menu déroulant, cliquez sur "Bons de commande" et Ajouter un bon de commande :
Renseignez les informations de votre commande client et ajoutez la commande reçue en pièce jointe. Puis validez en cliquant sur CREER LE BON DE COMMANDe :
Affecter un employé au contrat
Votre contrat au forfait est maintenant créé. Pour affecter un employé, accédez à la page “Affectations” dans le volet déroulant en haut à droite :
Cliquez ensuite sur AFFECTER UNE RESSOURCE. Recherchez votre employé dans la barre de recherche rapide et sélectionnez le.
Depuis ce parcours, il est également possible de créer une nouvelle ressource en cliquant sur "Créer une nouvelle ressource". |
Modifiez le libellé d'affectation et de facturation si nécessaire.
Le libellé d’affectation est particulièrement important, car il peut être isolé via les TCD des synthèses et analyses annuelles pour un suivi ciblé. Un nommage clair et précis est recommandé.
Par défaut, Sincro indique la durée totale du contrat, sauf si la ressource a été créée après le démarrage du projet. Dans ce cas, la date de début correspond à celle de la création de la ressource. Une fois l’affectation créée, ces dates restent modifiables.
Cliquez sur SUIVANT :
Comme il s’agit d’un employé, certaines informations sont automatiquement renseignées :
le contrat de charge correspond au contrat de salaire de l’employé,
l’affectation de charge (associée au contrat de salaire) est celle de votre employé,
et l’activité « Temps » est cochée pour permettre la saisie du CRA.
Il ne vous reste plus qu’à renseigner "0" prix de vente (TJM) car sa prestation est au forfait et le nombre de jours globaux prévus pour cette ressource.
Enfin, vous pouvez choisir de « Valider et ajouter une nouvelle affectation » ou simplement de « VALIDER » pour terminer le parcours.
La ressource verra maintenant apparaître le contrat dans son CRA et pourra imputer sur le projet.
ℹ️ La ressource que vous souhaitez positionner n'apparaît pas dans la liste déroulante ?
- Si c'est un employé, consultez l'article dédié ici : Comment créer le profil d'un employé ?
- Si c'est un sous-traitant, consultez l'article dédié ici : Comment créer un fournisseur et un sous-traitant ?
Affecter un sous-traitant
Voir l'article Affecter un sous-traitant au contrat . Dans le cadre d'un forfait, le prix de vente (TJM) du sous-traitant devra également être à 0 dans le parcours d'affectation.
Créer et facturer une échéance de facturation
Voir l'article : Comment utiliser les échéances de facturation ?