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Objet de l'article
Cet article décrit le cas où une affectation existe déjà dans un contrat de vente et une autre affectation dans un contrat d’achat, mais que ces deux affectations ne sont pas encore rattachées l’une à l’autre.
Voici la procédure pour les rattacher.
Qu’est-ce qu’une affectation ?
Une affectation permet :
de rattacher une ressource ou un produit à un contrat
de lier des contrats entre eux via des associations d’affectation (ex. contrat de vente ↔ contrat d’achat)
de structurer un contrat et d’en assurer le suivi financier et opérationnel.
Il existe deux types d’affectations :
L'affectation d’individu : rattache une ressource (collaborateur, consultant) à un contrat, avec des informations telles que la quantité, le TJM, le CJM, la période, etc.
L'affectation de produit : rattache un produit à un contrat (forfait, frais refacturables ou non, abonnement, etc.), avec les éléments de prix et de quantité associés.
Pourquoi associer des affectations ?
Une association d’affectation permet de synchroniser les données (quantités, prix, etc.) d’un contrat à un autre.
Les associations d’affectations se font depuis les contrat dans la rubrique “Affectation” :
Association d'affectation depuis un contrat de vente
Affectation d'individu
Dans les contrats de vente, l'affectation d'individus permet aux ressources de déclarer leur production depuis leurs CRA.
Les jours de production déclarés dans les CRA, et donc dans ces contrats de vente, doivent ensuite être déversés vers :
un contrat de salaires pour les salariés ;
un contrat intragroupe si les ressources proviennent d’une entité différente de celle portant le contrat (consultez l’article dédié : Comment paramétrer un contrat mobilisant des ressources intra-groupes ?);
- un contrat d’achat si l’individu est un prestataire externe.
Le paramétrage de cette affectation, permettant de transférer l’information de la quantité produite du contrat de vente vers le contrat d’achat ou le contrat de salaire, est le suivant :
Dans la liste des affectations, le sens de l'affectation se traduit par : QT → CHARGE :
Si vous souhaitez que non seulement la quantité, mais aussi le prix unitaire se déverse dans le contrat d’achat, vous devez cocher les éléments suivants :
Dans la liste des affectations, le sens de l'affectation se traduit par : QT & PU → CHARGE :
Affectation de produit
Les règles d’affectation d’un produit de type forfait sont similaires à celles d’une affectation d’individu, et les informations peuvent également être transférées du contrat de vente vers un contrat intragroupe ou d’achat.
De plus, si nécessaire, il est possible de faire remonter des informations depuis le contrat d’achat vers le contrat de vente, par exemple dans le cas des frais refacturables de sous-traitants.
Association d'affectation depuis un contrat d'Achat
Il est important de noter que le transfert d’informations depuis un contrat d’achat vers un contrat de vente entraîne la génération d’un coût (charge) dans le contrat de vente, et peut également impacter le chiffre d’affaires, selon le paramétrage appliqué.
Affectation d'individu
Le transfert d’informations liées à un individu depuis un contrat d’achat vers un contrat de vente reste peu fréquent.
Ce cas peut toutefois se présenter, par exemple, lorsqu’une prestation au forfait est réalisée par un sous-traitant externe avec contractualisation au forfait.
Dans cette situation, le paramétrage approprié est le suivant :
Dans la liste des affectations, le sens de l'affectation se traduit par : QT → PRODUIT :
Affectation de produit
Les produits affectés sur des contrats d'achats sont souvent :
- des forfaits
- des frais refacturables
- des frais non refacturables
Ces produits, ajoutés au contrat d’achat des fournisseurs, doivent remonter sur le contrat de vente en dépense, afin de constater la charge et/ou de refacturer le client, le cas échéant.
Il existe deux types de paramétrage selon ce que vous souhaitez faire remonter :
- Charge non refacturable
Exemple : vous recevez la facture d’un fournisseur pour des frais réalisés dans le cadre d’un projet, mais qui ne seront pas refacturés au client.
Même si cette charge est considérée comme non facturable, elle doit être constatée comme un coût sur le contrat de vente correspondant, afin d’impacter correctement la marge.
Pour cela, il est nécessaire de synchroniser la quantité de cette charge depuis le contrat d’achat vers le contrat de vente, selon le schéma suivant :
Dans la liste des affectations, le sens de l'affectation se traduit par : QT → PRODUIT :
2. Charge refacturable
Exemple : vous prenez connaissance, depuis le contrat d’achat (généralement au moment de la réception de la facture du fournisseur), de frais à refacturer au client final, via le contrat de vente sur lequel le fournisseur intervient.
Dans ce cas, il est nécessaire d’indiquer que la quantité et le prix unitaire de cette charge doivent remonter depuis le contrat d’achat vers le contrat de vente (produit), ce qui conduit à la synchronisation suivante :
Dans la liste des affectations, le sens de l'affectation se traduit par : QT & PU → PRODUIT :