Générer un avoir
Les factures ayant le statut "envoyée" ou "payée" peuvent faire l’objet d’un avoir.
La création d’un avoir est accessible depuis les actions disponibles sur les factures de vente, que ce soit dans la liste des factures ou depuis la fiche détaillée d’une facture.
- Naviguez vers le module 'Gestion > Factures > Factures de vente'
- Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez générer un avoir
- Cliquez sur le bouton ACTIONS
- Cliquez sur l'action Générer un avoir
La confirmation de l’action génère l’avoir, qui apparaît dans la liste des factures après actualisation.
L’avoir se présente sous la forme d’une facture avec un montant opposé à celui de la facture d’origine.
Un commentaire indique qu’il s’agit d’un avoir, en précisant la facture d’origine ainsi que sa date.
ℹ️ ATTENTION : Lorsqu’un avoir est généré, la production est créée en écart de facturation et n’impactera pas le chiffre d’affaires ni le contrat de charge associé.
Si vous souhaitez que l’avoir soit pris en compte dans le chiffre d’affaires, vous devez :
- Créer manuellement une opération négative, en utilisant la même affectation que celle de la facture d’origine.
- Supprimer la ligne générée en écart de facturation, afin d’éviter toute incohérence.
Cas des avoirs pour des raisons de production
Dans cet exemple, le prestataire a déclaré 13 jours, qui ont ensuite été facturés.
le client reçoit la facture et vous informe que le prestataire n’a pas travaillé 13 jours, mais seulement 11 jours.
Vous avez alors deux options :
- Créer un avoir partiel de –2 jours, sans refacturation.
- Créer un avoir total des 13 jours, puis refacturer 11 jours, selon la préférence du client.
Mais dans les deux cas, la correction doit impérativement impacter le chiffre d’affaires.
👉 Dans ce cas, le client accepte un avoir partiel de –2 jours.
Étapes pour corriger l’opération
- Accédez à la synthèse du contrat concerné.
- Identifiez l’opération à corriger : elle doit reprendre la même affectation et la même période que la facture d’origine.
- Pour consulter les détails de l’opération d’origine, double-cliquez sur la donnée.
Ajout d’une production corrective
De retour dans le menu de la synthèse du contrat, procédez comme suit :
- Ajoutez une production en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.
2. Renseignez les informations suivantes :
- Affectation : identique à celle de la facture d’origine
- Nombre de jours : -2
- Période : identique à celle de l’opération initiale
Validez la saisie pour que l’opération soit prise en compte dans le chiffre d’affaires.
Vérification de la correction
La synthèse du contrat affiche désormais 11 jours, conformément à la correction apportée.
Cela confirme que l’opération négative de –2 jours a bien été prise en compte et que le chiffre d’affaires est correctement ajusté.
Lien entre la facture d’origine et l’avoir
- Accédez au menu des factures de vente.
- Recherchez la facture d’origine concernée par la correction.
- Copiez son numéro.
- Collez ce numéro dans le champ prévu à cet effet sur la facture d’avoir, afin d’assurer le lien entre les deux documents.
Cela permet de tracer clairement l’origine de l’avoir et facilite le suivi comptable et contractuel.
Workflow de l’avoir et mise à jour du contrat d’achat
L’avoir suit le même workflow qu’une facture de vente :
- Son édition reste possible jusqu’à la validation des informations.
- Une fois validé, il est intégré dans le processus comptable et contractuel.
Du côté du contrat d’achat, une opération corrective est également générée automatiquement.
Dans notre exemple, la facture d’achat n’avait pas encore été transmise par le fournisseur.
👉 La FNP (Facture Non Parvenue) a donc été mise à jour pour refléter cette correction.
Cas des avoirs pour des raisons autres que la production
Lorsqu’un avoir est créé pour une raison autre que la production (par exemple : mauvaises coordonnées, erreur de bon de commande, etc.), il n’est pas nécessaire d’impacter le chiffre d’affaires ni le contrat d’achat.
Dans ce cas, vous pouvez :
- Utiliser l’écart de facturation,
- Sur la période courante.
Cela permet de corriger la facture sans modifier les données de production ni les engagements contractuels.