Si vous êtes sous-traitant et que vous avez besoin de transmettre vos factures aux équipes gestion, il faut que vous ayez reçu préalablement une invitation à collaborer sur la plateforme Sincro.
Liste des factures
La liste de vos factures est disponible dans le module Gestion -> Factures :
Vous trouverez sur la liste l’historique des factures déposées sur la plateforme ainsi que leurs statuts afin de suivre l’état de traitement :
- EN ATTENTE : Facture attendue par le centre de gestion
- TRANSMISE : Facture que vous venez de déposer
- BON A PAYER : Facture qui a été approuvée par le centre de gestion (réglée à échéance)
- PAYÉE : Facture réglée
Vous recevrez une notification dès que la facture aura été réceptionnée par votre centre de gestion ou que celle-ci aura été réglée. Des indicateurs sont également disponibles sur la plateforme :
- la présence d'éventuels litiges
- document de facture joint
- message de votre centre de gestion
Focus sur la fiche facture
Vous pouvez accéder à la fiche facture :
- en cliquant sur la ligne prévue pour le dépôt de votre facture
- en sélectionnant la facture au statut EN ATTENTE et cliquer sur l’action TRANSMETTRE
Structure de la fiche facture - Partie 1
1️⃣ Tuile haute de synthèse – Informations de facturation
Cette bande récapitule le montant HT, date d'échéance de la facture(tenant compte du délai de paiement indiqué sur votre contrat), la barre d’avancement du processus de validation de la facture et le RMA concerné pour cette facture attendue (ressource, mois et statut du RMA).
NB 1 : le RMA doit être soumis pour déposer la facture (Régie)
NB 2 : Pour les forfaits, la ligne de votre facture sera disponible à partir du 20 de chaque mois
2️⃣ Tuile gauche (2) : informations de votre société, vos coordonnées bancaires et informations du client facturé.
3️⃣ Tuile à droite (3) : informations du lieu de prestation du contrat
- Contrat d’achat
- Le numéro du bon de commande doit figurer sur votre facture ainsi que le numéro de votre facture
- Date de votre facture
- Informations de montants : Si le montant ne correspond pas à votre facture, cela signifie probablement que nous avons un écart entre le déclaré et la facturation. Dans ce cas, merci de nous le notifier dans la section activité. Cette Section vous permet d'échanger avec votre centre de gestion. Vous pouvez taguer si vous connaissez le nom de l’un de vos interlocuteurs en indiquant @ suivi du nom et sélectionner.
- Escompte :
Si vous avez un contrat avec un escompte inclus : il n’est pas nécessaire de cliquer sur « escompte exceptionnel ».
En cas d’escompte exceptionnel : cocher la case et nous indiquer % d’escompte souhaité dans la section « Activité ». Votre facture devra indiquer cet escompte au préalable.
Structure de la fiche facture - Partie 2
Dépôt ou visualisation de votre facture
Vous pouvez déposer dans cette section la facture si l’action n’a pas encore été réalisée ou visualiser la pièce précédemment déposée.
⚠️ Attention, si une ligne rouge s'affiche sous le nom du fichier lorsque vous déposez votre facture, il faut le renommer. Les caractères spéciaux ne sont pas acceptés.
Lorsque le fichier est accepté, vous avez un visuel de votre facture qui s’affiche.
Section Document
Dans cette section, vous pouvez déposer des justificatifs complémentaires à votre facture (RMA signé, PVA client, justificatif de frais…).
⚠️ Les RIB ne sont pas acceptés dans Sincro. Si vous souhaitez nous faire parvenir votre RIB pour un nouveau contrat ou que votre société a changé de RIB, il est nécessaire de contacter votre gestionnaire habituel.
Récapitulatif du processus de transmission d'une facture
1 - Avoir soumis au préalable le RMA du consultant
2 - Sur la fiche de la facture, renseigner le numéro de facture et charger le document PDF
3 - Cliquez sur l’action "Transmettre" et validez la pop-up de confirmation pour finaliser la transmission
Avant de transmettre la facture, vérifiez bien que :
- Les informations postales et bancaires (vous pouvez sélectionner le moyen de paiement souhaité parmi ceux à votre disposition)
- Les informations de la facture (date, n° de commande, n° de facture)
Modification d'une facture transmise
- Si la facture chargée est erronée, vous pouvez la modifier en la supprimant depuis le menu prévu à cet effet.
- Si la facture est déjà transmise, annulez sa transmission pour pouvoir l'éditer.
- Si la facture est déjà traitée, rapprochez-vous de votre centre de gestion via la discussion en bas de la page facture.