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Dans cet article : |
Comment ça fonctionne ?
Les utilisateurs externes (indépendants, sous-traitants) peuvent déclarer leurs frais directement depuis leur CRA. Cette évolution simplifie la gestion administrative et améliore la traçabilité des dépenses.
Saisie des frais : Le prestataire renseigne ses frais (déplacements, repas, hébergement, etc.) directement dans son CRA.
Validation des frais : Une fois la déclaration soumise, le gestionnaire procède à la validation.
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Intégration au contrat : La validation génère automatiquement une opération dans le contrat associé, assurant ainsi la prise en compte directe des frais dans le processus de facturation. Le fournisseur pourra alors transmettre sa facture associée aux frais via le dépôt des factures. (cf. : Nouveau parcours de dépôt des factures - une expérience simplifiée pour les fournisseurs.).
Prérequis :
Création d’un produit "Autres déclarations"
Création d’un Produit Société de frais au nom du sous-traitant
Comment créer un produit ?
Accédez au menu Admin > Personnalisation > Produits et cliquez sur Ajouter
Indiquez le libellé du produit souhaité ainsi que sa description en français et en anglais, cochez l’option "Autres déclarations", puis cliquez sur Ajouter.
Comment créer un produit société ?
Accédez au menu Admin > Personnalisation > Produits société et cliquez sur Ajouter :
Indiquez le libellé du produit souhaité, sélectionnez la société sous-traitante associée et définissez le type de produit sur "Frais", puis cliquez sur Ajouter :
Comment ajouter la déclaration de frais dans un CRA ?
Assurez-vous que le produit et le produit société ont été créés au préalable.
Accédez au contrat de vente afin d’affecter votre ressource sous-traitante.
À l’étape 3/3 du parcours d’affectation, complétez les champs requis.
Cochez la case "Frais" pour activer la déclaration dans le CRA :
Comment déclarer des frais ?
Accédez au CRA de la ressource concernée. Dans la section "Autres déclarations", cliquez sur le bouton "Frais" :
Sélectionnez la pièce jointe contenant les justificatifs fusionnés, saisissez le montant HT des frais, ajoutez un descriptif si nécessaire, puis validez :
Comment valider des frais ?
Dans le CRA soumis par la ressource, allez dans la section "Autres déclarations".
Cliquez sur la déclaration de frais pour consulter le détail et les pièces justificatives.
Cliquez sur Valider et sur Oui pour confirmer. L'opération sera automatiquement générée dans les contrats associés :
Pour consulter l’opération générée, rendez-vous dans la synthèse et dans les factures des contrats de vente et d’achat associés !
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💡 Bon à savoir : Le système de déclaration dans les CRA n’est pas limité aux frais : il peut également être utilisé pour les astreintes, les heures non ouvrées (HNO) ou d’autres types de déclarations. |
📞 Mise en place possible avec le support : contactez-nous